博客

Văn phòng ảo (tiếng anh là Virtual Office) là một thuật ngữ chuyên dùng để gọi tên một hình thức cho thuê văn phòng đại diện hay còn là cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh mà trong đó mọi thông tin giao dịch giữa doanh nghiệp và đối tác khách hàng đều được chuyển hướng về trụ sở chính. Đây cũng đang là 1 xu thế cho các doanh nghiệp khi không lựa chọn thuê văn phòng ở các hình thức khác. Tuy nhiên khi thuê văn phòng ảo các doanh nghiệp có thể gặp một số vấn đề rủi ro khi lựa chọn phải đơn vị không uy tín.

Thất lạc hồ sơ/giấy tờ gửi đến địa chỉ văn phòng ảo

Một trong những dịch vụ của văn phòng ảo là tiếp nhận và chuyển tiếp bưu phẩm. Tuy nhiên với một đơn vị không uy tín, thiếu chuyên nghiệp doanh nghiệp có thể không được hỗ trợ công việc này.

Trong trường hợp khác khi đội ngũ không chuyên nghiệp trong công tác do thiếu kinh nghiệm và nghiệp vụ xử lý, nhân viên làm mất hồ sơ/giấy tờ gửi đến. Giấy tờ bị mất hoặc không được chuyển đến ảnh hưởng đến hiệu quả công việc nếu hồ sơ do đối tác, khách hàng gửi đến và doanh nghiệp không nhận được để xử lý.  

Những rủi ro về pháp lý

Bên cạnh tiếp nhận bưu phẩm thì dịch vụ hỗ trợ tiến hành đăng ký kinh doanh/chuyển đổi giấy phép kinh doanh, đăng ký khai báo thuế.. là dịch vụ thường được đính kèm với văn phòng ảo. Tuy nhiên nếu gặp phải các đơn vị không uy tín , thiếu kinh nghiệm sẽ tiến đăng ký sai quy trình, thủ tục, không đủ hồ sơ pháp lý cần thiết để bắt đầu hoạt động. Từ đó, doanh nghiệp phải tốn nhiều thời gian và chi phí để hồ sơ được duyệt.

Rò rỉ thông tin 

Rò rỉ thông tin là vấn đề cần lưu tâm khi tìm kiếm thuê văn phòng ảo của doanh nghiệp. Các trường hợp mất cắp/rò rỉ thông tin có thể xảy ra như:

• Thông tin bị đánh cắp do đơn vị cung cấp sử dụng wifi không bảo mật. ĐIều đó dẫn tới các thông tin như tài liệu công ty, danh sách khách hàng,... có thể bị đánh cắp. 
• Phòng họp, tiếp khách không được cách âm dẫn tới thông tin trao đổi với khách hàng, đối tác hoặc nhân viên của doanh nghiệp có thể nghe rõ nội dung trao đổi bên trong dẫn đến rò rỉ thông tin. 

Mất cơ hội được đầu tư/kinh doanh

Đội ngũ không chuyên nghiệp sẽ gây mất thiện cảm với khách hàng, đối tác kể từ đó mất đi cơ hội kinh doanh hay các khoản đầu tư. Hay trong quá trình thất lạc giấy tờ mất đi các giấy tờ quan trọng với đối tác cũng là một trong những nguyên nhân dẫn tới mất đi cơ hội của chính doanh nghiệp.

Ảnh hưởng đến danh tiếng công ty khi thuê văn phòng ảo

Hình ảnh thương hiệu có thể bị ảnh hưởng nếu sử dụng văn phòng ảo kém chất lượng. Văn phòng không được đầu tư bài bản, nhân viên bị ảnh hưởng dẫn đến chất lượng công việc giảm sút dẫn đến mất đi hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác. Tiếp nhận và xử lý thông tin chậm, thất lạc hồ sơ khiến đối tác đánh giá thấp khả năng xử lý công việc của doanh nghiệp. 

Doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ lưỡng khi lựa chọn hình thức văn phòng làm việc của mình, cần lựa chọn hình thức phù hợp cũng như đơn vị cho thuê uy tín. Khi đó, doanh nghiệp có thể tìm kiếm được đơn vị cho thuê uy tín với dịch vụ tốt cho doanh nghiệp mình.

Tòa nhà Artemis - tòa nhà chuyên nghiệp cho thuê văn phòng với diện tích đa dạng, chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp mang đến cho doanh nghiệp khách hàng sự lựa chọn hoàn khảo khi thuê văn phòng làm việc.

Nếu quý khách quan tâm thuê tại tòa nhà văn phòng, trung tâm thương mại Hà Nội và muốn cập nhật mọi thông tin chi tiết, vui lòng theo liên hệ:

Hotline cho thuê: 0911 422 911

Website: theartemis.vn

Facebook: Artemis Office For Lease